1.Kaizen là gì?

Phương pháp cải tiến liên tục Kaizen

1.1 Khái niệm

Kaizen là một khái niệm tiếng Nhật, có nguồn gốc trong quản lý và sản xuất. Nó đề cập đến việc liên tục cải thiện và tối ưu hóa các quy trình, hệ thống trong công việc hoặc cuộc sống. Từ "Kaizen" được dịch là "cải tiến" hoặc "sự thay đổi để tốt hơn." Ý tưởng cơ bản của Kaizen là không ngừng tìm kiếm cách cải thiện, cải tiến năng suất, hiệu suất làm việc hoặc chất lượng cuộc sống.

1.2 Các điểm chính của phương pháp Kaizen bao gồm:

Liên tục cải tiến: Không ngừng tìm kiếm cách để cải thiện. Đây có thể là những thay đổi nhỏ, nhưng được thực hiện liên tục và có mục tiêu tạo ra sự cải thiện lâu dài.
Tham gia toàn bộ: Mọi người trong tổ chức hoặc nhóm công việc đều tham gia vào quá trình cải tiến. Khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến, đóng góp và hỗ trợ nhau trong việc tìm ra cách cải thiện.
Tự động hóa thông tin: Sử dụng dữ liệu và thông tin để hiểu rõ hơn về quy trình làm việc và tìm ra cách cải thiện dựa trên thông tin này.
Chú trọng đến nhận thức và đổi mới: Khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới và tạo ra môi trường thân thiện với việc thử nghiệm những ý tưởng mới.
Sự cam kết của lãnh đạo: Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và khích lệ nhân viên thực hiện Kaizen. Sự cam kết từ phía lãnh đạo giúp tạo ra môi trường ủng hộ việc cải tiến liên tục.

Phương pháp Kaizen không chỉ áp dụng trong lĩnh vực sản xuất mà còn có thể được áp dụng trong quản lý tổ chức, quá trình sản xuất, hoạt động hàng ngày và thậm chí cả trong cuộc sống cá nhân để tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng.

2. Lợi ích khi sử dụng phương pháp Kaizen

2.1 Lợi ích của phương pháp Kaizen

Sử dụng phương pháp Kaizen mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:

Cải thiện liên tục: Kaizen tập trung vào việc thực hiện những cải tiến nhỏ liên tục, từ đó tạo ra sự cải thiện không ngừng trong quy trình làm việc và sản phẩm/dịch vụ.
Tăng cường hiệu suất: Bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc, Kaizen giúp tăng cường hiệu suất, làm giảm lãng phí thời gian và tài nguyên. Tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, từ đó tăng cường niềm tin của khách hàng và thị trường.
Tạo động lực cho nhân viên: Việc khuyến khích mọi người tham gia vào việc cải tiến tạo động lực và sự cam kết cao hơn từ nhân viên. Họ cảm thấy mình đóng góp được vào sự phát triển của tổ chức. Kaizen khuyến khích sự hợp tác, sáng tạo và đổi mới trong tổ chức, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động lực cho nhân viên.
Tiết kiệm chi phí: Tối ưu hóa quy trình làm việc thông qua Kaizen giúp giảm lãng phí, tiết kiệm chi phí vận hành và sản xuất.

Kaizen không chỉ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn mang lại lợi ích cho cá nhân trong việc tối ưu hóa thời gian, quản lý công việc và cải thiện chất lượng cuộc sống.

2.2 Nghệ thuật Kaizen của Toyota

Nghệ thuật Kaizen của Toyota

Toyota là công ty đã đạt được thành công lớn nhờ áp dụng Kaizen. Triết lý này được thực hiện nghiêm túc và triệt để ở mọi ngóc ngách tại các cơ sở sản xuất của Toyota, cả ở Nhật Bản và Hoa Kỳ.

Một cải tiến điển hình của Toyota là xe chở hàng, một loại phương tiện vận chuyển trong nhà máy. Trước Kaizen, Toyota đã phải chi rất nhiều tiền để mua chúng. Nhưng người ta đã khám phá ra cách tự chế tạo loại ô tô này bằng cách lắp thêm động cơ vào các bộ phận có sẵn trên dây chuyền lắp ráp. Điều này giúp cắt giảm hơn một nửa chi phí mua xe tải, tiết kiệm gần 3.000 USD cho mỗi xe tải. Đây là một cách tiết kiệm đáng học hỏi.

3. Các giai đoạn của quy trình cải tiến năng suất liên tục

Quy trình cải tiến năng suất liên tục thường được phân thành 7 giai đoạn chính:

3.1 Giai đoạn 1, Thu hút nhân viên tham gia:

Truyền thông và thu hút sự tham gia của mọi nhân viên, bao gồm cả việc kêu gọi sự giúp đỡ trong việc xác định và tìm ra các vấn đề hiện hữu. Giai đoạn này thường được sử dụng phương pháp tổ chức nhóm hoặc các cá nhân có nghiệm vụ thu thập và phân tích thông tin từ các nhóm tham gia.

3.2 Giai đoạn 2, Tìm ra vấn đề:

Sử dụng dữ liệu phản hồi thu thập được trong giai đoạn 1, đưa ra danh sách các vấn đề tiềm tàng.

3.3 Giai đoạn 3, Đưa ra giải pháp:

Khuyến khích nhân viên đưa ra mọi giải pháp sáng tạo, mọi ý tưởng dù là bình thường đến điên rồ nên được trân trọng. Tạo một cuộc thi và lựa chọn giải pháp chiến thắng từ những ý tưởng cải tiến được đề xuất. Hãy đảm bảo bạn tôn trọng mọi cải tiến từ mọi người, rất có thể người đưa ra giải pháp không tốt hôm nay sẽ là người chiến thắng trong tương lai, hãy cẩn trọng và giữ lửa cho mọi nhân viên.

3.4 Giai đoạn 4, thử nghiệm các giải pháp:

Triển khai các giải pháp đã được xác định tại giai đoạn 3, ứng dụng các giải pháp này với tệp nhân viên đã tham gia. Tạo ra các chương trình thử nghiệm và lưu trữ số liệu, bạn cũng có thể chia nhỏ các giải pháp để thử nghiệm.

3.5 Giai đoạn 5, phân tích dữ liệu:

Trong nhiều khoảng thời gian khác nhau, hãy liên tục kiểm tra tiến độ với kế hoạch cụ thể, những người quản lý cấp cao hãy tự thực hiện giai đoạn này, kiểm chứng và đối chiếu thực tế sẽ đem đến nhiều bài học đáng giá. Đưa ra kết luận về mức độ thành công của sự thay đổi.

3.6 Giai đoạn 6, Chuẩn hoá và tối ưu:

Trong quá trình triển khai giải pháp, có thể xuất hiện sai số hoặc nhược điểm của giải pháp, bạn có thể cải thiện và làm tốt hơn. Hãy mau chóng điều chỉnh và loại bỏ tối đa những nhược điểm này để đạt được kết quả tối ưu nhất.

3.7 Giai đoạn 7, lặp lại giải pháp đã chuẩn hóa và tối ưu:

Khi chấp nhận giải pháp Kaizen, lúc này bạn cần triển khai lại quy trình, bắt đầu lại từ bước một để một lần nữa kiểm tra các giải pháp mới có phát sinh vấn đề hay không, nếu không còn, bạn có thể triển khai chúng ra toàn bộ hệ thống.